Es normal que se tienda a confundir intranet con Internet, y aunque tienen algunas similitudes no son lo mismo; una intranet en una red o sitio web interno que se circunscribe al ámbito de una organización, es decir está diseñada para ser utilizada al interior de la empresa u organismo y la información que contiene sirve para el apoyo y la generación de valor para dicha organización.

Las intranets son privadas y utilizan el protocolo TCP/IP de internet para que sus usuarios puedan compartir la información que necesitan para el desarrollo de sus labores en la empresa, cabe destacar que las intranet también se utilizan para otros aspectos relacionados con nómina, recibos de pago, actividades sociales de la organización, lo que mejora el clima laboral.

Como hemos visto una intranet es una red interna independiente de la web, y no necesita estar conectada a internet para funcionar, sin embargo desde la intranet se puede habilitar el acceso a internet en distintos grados o niveles, para que los trabajadores de acuerdo a su nivel o por necesidades de trabajo tengan acceso a internet, es decir, desde la intranet se puede limitar el acceso a internet.

Incluso si es necesario para los planes de una empresa se puede permitir el acceso a usuarios de internet a la intranet, para ello se debe crear una extranet, que es parte de la intranet; así los trabajadores, proveedores y clientes pueden acceder desde internet a la intranet de la empresa; por supuesto que esto requiere de sistemas de seguridad que garanticen la integridad de la intranet.

La extranet permite que se pueda acceder y compartir información contenida en la intranet por internet de forma segura, ya que para ello se deben implantar medidas de seguridad que brinden altos niveles de protección, para ello se emplean cortafuegos, cifrado de datos, manejo óptimo de contraseñas, etc.; que permitan hacerla confiable.

Usos de la intranet en una Pyme

Toda intranet tienen una gran cantidad de aplicaciones dentro de una empresa u organización, en el caso de las Pyme una de sus principales funciones es la de brindar el servicio de correo electrónico interno de la organización; así lo trabajadores de la Pyme podrán comunicarse por un canal institucional de forma fácil, rápida y segura.

La publicación de documentos de la propia Pyme en la web es otra de las funciones que puede cumplir una intranet; se puede publicar boletines de información, catálogos de productos, formularios, libros, listas de precios, manuales, en fin cualquier información relativa a la empresa y que desea hacerse pública, esto evita tener invertir tiempo y dinero en realizar impresiones.

La intranet permite tener a disposición de todos los empleados, así como de proveedores y clientes sí se desea; el directorio telefónico de la Pyme, así no es necesario imprimir copias del directorio y los cambios en el directorio se harán de manera dinámica, cualquier cambió se hará de manera automática y se podrá informar a todos los interesados de dicho cambio, sin necesidad de tener que imprimir nuevamente el directorio.

Mantener informados a todos los trabajadores de las políticas de la Pyme, también es una de las funciones de intranet, ya que se pueden enviar correos y notificaciones de forma efectiva, quedando constancia de la recepción por parte de cada trabajador.